KI-Beratung für den Mittelstand.
Von der Strategie bis zur laufenden Lösung.
Wir beraten mittelständische Unternehmen beim gezielten Einsatz von KI und setzen um,
was wir empfehlen. Der strukturierte Einstieg: SCALAMINDS, in sechs Monaten zur belastbaren
KI‑Grundlage.
Hamburg · bundesweit · seit 2014 · Mitglied im KI-Bundesverband
Wir verbinden Beratungserfahrung mit praxiserprobter KI-Technologie
Seit 2014 begleiten wir mittelständische Unternehmen auf dem Weg zur digitalen Effizienz. Als spezialisierte KI-Beratung mit eigener Softwareentwicklung wissen wir, dass echte Fortschritte nicht in PowerPoint entstehen – sondern im Alltag Ihrer Mitarbeitenden.
Wir sprechen nicht nur über KI. Wir bauen sie, integrieren sie und sorgen dafür, dass sie funktioniert.
Was uns auszeichnet:
Langjährige Erfahrung in der Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen
Eigene KI-Lösungen, die täglich im Einsatz sind – bei uns und bei unseren Kunden
Beratung auf Augenhöhe, ohne Buzzwords und mit klarer Ergebnisorientierung
Victor Wiedermann, CEO Scala Value
So arbeiten wir
Von der geschäftlichen Herausforderung zur dauerhaft funktionierenden Lösung
Wir verkaufen keine KI-Tools. Wir begleiten Sie von der ersten Frage bis zur Lösung, die im Alltag zuverlässig läuft. Vier Phasen, ein Ansprechpartner und keine Reibungsverluste zwischen Beratung und Umsetzung.
SCALAMINDSPhase 01 bis 03 als strukturiertes Programm: in sechs Monaten zur belastbaren KI-Grundlage.Programm ansehen ↗
01
Potenziale
Analyse & Workshops
„Wo lohnt sich KI bei uns überhaupt?“
Wir beginnen bei Ihren Prozessen, nicht bei der Technologie. Gemeinsam mit Geschäftsführung und Fachbereichen machen wir sichtbar, wo Zeit verloren geht, wo Daten doppelt gepflegt werden und wo KI oder Automatisierung einen messbaren Hebel hat.
Analyse von Abläufen, Datenflüssen und Schnittstellen
Workshops mit den Fachbereichen zur Sammlung von Anwendungsfällen
Bewertung nach Nutzen, Aufwand und Umsetzbarkeit
ErgebnisEine priorisierte Liste von Anwendungsfällen mit Nutzenabschätzung und Quick Wins.Zur kostenlosen Analyse →
02
Strategie
Roadmap & Architektur
„Wie setzen wir das sinnvoll und sicher um?“
Aus Potenzialen wird ein Plan. Wir legen fest, welche Anwendungsfälle in welcher Reihenfolge umgesetzt werden und wie KI in Ihre bestehende Systemlandschaft passt. Ohne Insellösungen und ohne Abhängigkeiten, die Sie später bereuen.
Roadmap mit Meilensteinen, Budget und Verantwortlichkeiten
Zielarchitektur: Anbindung an ERP, CRM, DMS und Ihr Unternehmenswissen
Datenschutz, Informationssicherheit und Einordnung nach AI Act
ErgebnisEine belastbare Entscheidungsgrundlage für Geschäftsführung und IT.
03
Umsetzung
Entwicklung & Integration
„Wie kommt die KI in den Arbeitsalltag?“
Wir setzen um, was wir empfehlen. Mit eigener Softwareentwicklung bauen wir die Lösungen, binden sie an Ihre Systeme an und testen sie mit den Menschen, die täglich damit arbeiten. Wo es passt, nutzen wir erprobte Bausteine wie SCALAHELP, SCALARECRUIT oder SCALAVOICE, statt bei null anzufangen.
Entwicklung und Integration in bestehende Systeme
Pilotbetrieb mit echten Nutzern und schrittweise Verbesserung
Schulung und Befähigung Ihrer Mitarbeiter
ErgebnisAnwendungsfälle im produktiven Einsatz mit messbarem Nutzen.
04
Betrieb
Managed AI & Optimierung
„Wie bleibt die Lösung zuverlässig und wird besser?“
KI ist kein Projekt mit Enddatum. Modelle entwickeln sich weiter, Prozesse ändern sich, Anforderungen wachsen. Auf Wunsch übernehmen wir den Betrieb und sorgen dafür, dass Ihre Lösungen stabil laufen und mit Ihrem Unternehmen mitwachsen.
Monitoring, Wartung und Aktualisierung der Modelle
Auswertung von Nutzung und Qualität, laufende Optimierung
Erweiterung um neue Anwendungsfälle
ErgebnisDauerhaft funktionierende Lösungen mit festem Ansprechpartner.
Sie können in jeder Phase einsteigen. Sie haben bereits eine Strategie? Dann beginnen wir mit der Umsetzung. Sie nutzen schon KI-Anwendungen? Dann übernehmen wir Betrieb und Weiterentwicklung.
Aus unserer Beratungs- und Entwicklungsarbeit sind eigene Produkte entstanden: ein Programm, das die Grundlage für KI im Unternehmen schafft, und Lösungen, die wir bereits bei Kunden eingesetzt haben.
Ein sechsmonatiges Programm, das die technischen und organisatorischen Grundlagen für den nachhaltigen Einsatz von KI schafft. Wir verbinden KI mit Ihren bestehenden Systemen und Ihrem Unternehmenswissen, identifizieren relevante Anwendungsfälle und setzen diese praxisnah um. Sicher, skalierbar und mit messbarem Mehrwert.
6 Monate
Von der Potenzialanalyse bis zu getesteten Anwendungsfällen im produktiven Betrieb.
Wiederkehrende Kundenanfragen werden rund um die Uhr automatisiert und auf Basis Ihres Unternehmenswissens beantwortet. Durch die Anbindung an bestehende Systeme lassen sich auch individuelle Anliegen bearbeiten und komplexe Fälle gezielt weiterleiten. Das entlastet Ihre Mitarbeiter, senkt Servicekosten und verbessert die Kundenzufriedenheit.
80 Prozent
der Kundenanfragen automatisiert und in Echtzeit beantwortet, auch bei hohem Anfrageaufkommen
Eingehende Lebensläufe werden mit der Stellenanzeige abgeglichen, passende Kandidaten automatisch bewertet und im Corporate Design des Kunden aufbereitet, inklusive Begründung, warum das Profil passt.
90 Prozent
weniger Zeitaufwand bei der Aufbereitung der Kandidatenprofile
SCALAVOICEVertrieb
Jedes Vertriebsgespräch wird transkribiert, Sprecher erkannt und der Gesprächsleitfaden geprüft. Daraus entstanden ein Score je Mitarbeiter und konkrete Coaching-Empfehlungen, übergabefähig an Power BI.
In ca. 10 Minuten erfahren Sie, wie hoch Ihr aktueller Automatisierungs- und KI-Reifegrad ist und wo konkrete Potenziale zur Effizienzsteigerung liegen.
Analyse
Rund 30 Fragen zu fünf Unternehmensbereichen
01Vertrieb & Marketing
02Kundenservice & Support
03HR & Personal
04Finanzen & Verwaltung
05IT & Operations
Ergebnis
Ihre individuelle PDF-Auswertung
Aktueller Automatisierungsgrad je Bereich
Konkrete KI- und Automatisierungspotenziale
Kurzfristig realisierbare Quick Wins
Erste Handlungsempfehlungen
So erkennen Sie, wo Sie durch KI und Automatisierung Zeit sparen, manuelle Aufgaben reduzieren, Kosten senken und Ihre Produktivität steigern können.
Erst Klarheit über die Ziele, dann die Technologie
Zwei Fachmedien haben Victor Wiedermann als Experten befragt, wie mittelständische Unternehmen KI sinnvoll angehen können. Im Mittelpunkt stehen die Identifikation relevanter Potenziale, der wirtschaftliche Mehrwert und die Frage, wie aus ersten Anwendungsfällen eine strukturierte Umsetzung entsteht.
Victor WiedermannGeschäftsführer der Scala Value GmbH
TV-Interview
KI im Mittelstand
Victor Wiedermann im Gespräch über den sinnvollen Einsatz von Künstlicher Intelligenz, Prozessautomatisierung und die Frage, wie Unternehmen strukturiert mit KI beginnen sollten.
Wir arbeiten branchenübergreifend mit Unternehmen zusammen – vom inhabergeführten Familienbetrieb bis zur mittelständischen Unternehmensgruppe und dem international tätigen Konzern.
Was sie verbindet: der Wunsch, Prozesse intelligenter zu gestalten, neue Effizienzpotenziale zu heben – und dabei auf einen erfahrenen Partner zu setzen, der praxisnahe KI‒Lösungen liefert.
Vertrauen ist unsere beste Referenz – und messbarer Mehrwert unser Anspruch.
KI-Anwendungsbeispiele aus dem Mittelstand
Unsere KI-Lösungen kommen dort zum Einsatz, wo sie echten Mehrwert schaffen – von der automatisierten Bearbeitung von Kundenanfragen bis zur intelligenten Prozessoptimierung im Hintergrund. Hier zeigen wir konkrete Beispiele aus der Praxis, die zeigen, wie effizient und vielseitig Künstliche Intelligenz heute bereits eingesetzt werden kann.
Automatisierte Support-Lösung für ein Event-Ticketing-Unternehmen
Herausforderung:
Ein führendes Unternehmen im Event‒Ticketing‒Bereich kämpfte mit einer immer höheren Anzahl von Support‒Anfragen, insbesondere in Spitzenzeiten vor großen Veranstaltungen. Die häufigsten Anliegen betrafen Ticketkäufe, Rückerstattungen, Zugangscodes und technische Probleme. Gleichzeitig machte der Fachkräftemangel es schwer, genügend qualifizierte Support‒Mitarbeiter zu finden, um den erhöhten Bedarf abzudecken.
Lösung:
Die KI‒basierte Support‒Software wurde implementiert, um sämtliche Standardanfragen vollautomatisch zu beantworten. Sie integrierte die Ticket‒Datenbank, Veranstaltungsinformationen und die häufigsten Kundenfragen (FAQs). In Spitzenzeiten konnte die Software problemlos eine hohe Anzahl gleichzeitiger Anfragen verarbeiten, ohne an Qualität einzubüßen. Komplexe Anliegen, wie rechtliche oder kundenindividuelle Vertragsfragen, wurden automatisch an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Ergebnis:
Spitzenzeiten ohne Engpässe: Während eines großen Festivals mit über 5.000 Teilnehmern beantwortete die Software 80 % der Anfragen in Echtzeit, unabhängig von der Last.
Mitarbeiterentlastung: Die Support‒Mitarbeiter konnten sich vollständig auf komplexe oder VIP‒Anfragen konzentrieren.
Skalierbarkeit: Trotz eines Fachkräftemangels konnte das Unternehmen eine hervorragende Kundenzufriedenheit aufrechterhalten und sogar verbessern.
Kundenzufriedenheit: Die durchschnittliche Bearbeitungszeit sank von 12 Stunden auf wenige Minuten, was die Kundenbindung stärkte.
Besonderheit:
Die KI zeigte besonders während der erhöhten Anfragenlast am Veranstaltungstag und kurz vor Ticket‒Veröffentlichungen ihre Stärke, indem sie ohne zusätzliches Personal Ressourcen flexibel skalieren konnte.
Automatisierte Risiko-Hintergrundrecherche für Versicherer
Herausforderung:
Versicherer müssen Unternehmen regelmäßig einer Risiko‒Hintergrundrecherche unterziehen, etwa im Rahmen von Vertragsänderungen oder neuen Vertragsabschlüssen. Dazu werden öffentlich verfügbare Informationen zu Unternehmensstruktur, Geschäftsmodell, Marktumfeld, Reputation und Compliance ausgewertet und in einem strukturierten Bericht zusammengeführt.
Der Prozess war bisher weitgehend manuell: Informationen wurden recherchiert, bewertet und in ein vorgegebenes Berichtsformat übertragen. Das war zeitintensiv, schwer skalierbar und führte zu unterschiedlicher Qualität bei hohem Anfragevolumen.
Lösung:
Die KI‒gestützte Lösung automatisiert die Risiko‒Hintergrundrecherche vollständig.
Öffentlich zugängliche Unternehmensinformationen werden strukturiert erfasst, klaren Risikokategorien zugeordnet und automatisch zu einem formal standardisierten Bericht aufbereitet – inklusive Executive Summary, neutraler Einordnung und vollständiger Quellenangabe.
Die Ausgabe erfolgt direkt als fertiger Bericht, z. B. als PDF.
Ergebnis:
Versicherer erhalten schnell eine konsistente, nachvollziehbare Risiko‒Hintergrundrecherche in gleichbleibender Qualität.
Der manuelle Recherche‒ und Dokumentationsaufwand wird deutlich reduziert, während der Prozess skalierbar und reproduzierbar bleibt.
Zeitersparnis: Deutlich reduzierte Bearbeitungszeit pro Analyse
Einheitliches, prüfungstaugliches Berichtsformat
Klare Trennung von Fakten und Einschätzung
Skalierbarer Prozess ohne Qualitätsverlust
SCALAVOICE – KI-gestützte Qualitätsanalyse von Vertriebsgesprächen
Herausforderung
Bei einem mittelständischen Unternehmen mit rund 30 Call Agents fallen täglich etwa 1.000 Gespräche an. Die inhaltliche Qualität dieser Calls ließ sich bisher kaum objektiv bewerten – manuelle Stichproben reichten nicht aus. Eine systematische, datenbasierte Auswertung war nötig, um Transparenz über alle Gespräche zu schaffen und die Gesprächsqualität gezielt zu verbessern.
Lösung mit SCALAVOICE
Alle geführten Telefonate werden automatisch ausgewertet – objektiv, detailliert und vollständig. Jedes Gespräch wird transkribiert, Sprecher werden erkannt und die Inhalte anhand des Gesprächsleitfadens geprüft: Wurden Begrüßung, Unternehmensvorstellung, Rückfragen oder Terminvereinbarungen durchgeführt?
Aus diesen Daten entsteht ein Gesamt‒Score mit klaren Bewertungen und konkreten Handlungsempfehlungen für jeden Mitarbeiter. Am Ende des Tages werden alle Ergebnisse zusammengeführt: Führungskräfte sehen auf einen Blick, wie viele Gespräche geführt wurden, welche Leitfadenabschnitte gut funktionieren und wo gezieltes Coaching nötig ist.
Darüber hinaus können die Ergebnisse an Reporting‒Systeme wie Microsoft Power BI übergeben werden. So lassen sich Gesprächsqualität, Trends und Leistungsentwicklung übersichtlich visualisieren – die ideale Grundlage für datenbasierte Entscheidungen und eine messbare Steigerung der Vertriebsperformance.
Ergebnis
Unsere KI analysiert automatisch jedes Gespräch, erkennt Sprecher und Inhalte und bewertet die Gesprächsqualität im Detail – von Leitfaden‒Treue über Gesprächsstruktur bis hin zu Redeanteilen und Tonalität. Die Ergebnisse können auch direkt an externe Reporting‒Systeme wie Microsoft Power BI übergeben werden, um Gesprächsqualität, Trends und Leistungsentwicklung übersichtlich zu visualisieren – pro Mitarbeiter, Team oder Kampagne.
Kurz zusammengefasst:
Transparente Qualitätsbewertung jedes Gesprächs
Gezieltes Coaching durch individuelle Handlungsempfehlungen
Steigende Abschluss‒und Terminquoten durch messbare Verbesserung
Nahtlose Integration in bestehende Reporting‒ und BI‒Systeme
Automatisierte Auswertungen ohne manuelle Nacharbeit
SCALAVOICE macht Gesprächsqualität sichtbar, Feedback greifbar und Vertriebserfolg planbar.
SCALARECRUIT – automatisierte Kandidatenprofile für Personalagenturen
Herausforderung
Eine Personalagentur unterstützte ihre Unternehmenskunden bei der Suche nach passenden Kandidaten. Teil ihrer Dienstleistung war es, eingehende Lebensläufe zu prüfen, passende Bewerber auszuwählen und diese professionell aufzubereiten – bevor sie dem Endkunden vorgestellt wurden.
Der Ablauf war komplett manuell: Lebensläufe wurden mit der Stellenanzeige abgeglichen, bei Übereinstimmung wurde eine individuelle Kurzbeschreibung verfasst, warum der Kandidat zur Position passt. Anschließend wurde das CV in ein einheitliches Format übertragen und an das Corporate Design der Agentur angepasst. Dieser Prozess war zeitintensiv, fehleranfällig und skalierte schlecht bei vielen Bewerbungen oder parallelen Projekten.
Lösung
Mit unserer KI‒gestützten Lösung wurde der gesamte Prozess automatisiert: Die KI analysiert eingehende CVs, vergleicht sie mit der jeweiligen Stellenanzeige und erstellt automatisch eine passgenaue Zusammenfassung, warum der Kandidat zur Position passt – inklusive Bezug auf relevante Erfahrungen, Qualifikationen und Soft Skills. Gleichzeitig wird das CV in das vom Kunden definierte Format übertragen, samt Layout, Struktur und Corporate Design‒Vorgaben. Die Personalagentur erhält einheitlich formatierte Bewerberunterlagen und aussagekräftige Kurzprofile und das ohne manuellen Aufwand.
Ergebnis
Die Personalagentur spart wertvolle Zeit und standardisiert den gesamten Prozess der Kandidatenaufbereitung. Lebensläufe werden einheitlich formatiert, passende Kandidaten automatisch bewertet und überzeugend zusammengefasst. So können deutlich mehr Bewerbungen in kürzerer Zeit verarbeitet und präsentiert werden.
Einheitliche Qualität aller Bewerbungsunterlagen im Look & Feel des Kunden
Mehr Kapazität für strategische Beratungund Kundenbeziehungen
Skalierbarer, effizienter Prozess bei gleichbleibend hoher Qualität
SCALARECRUIT Top‒Kandidaten im perfekten Format – vollautomatisch, überzeugend, skalierbar.
Häufig gestellte Fragen
Sie möchten wissen, ob KI auch für Ihr Unternehmen sinnvoll ist? Oder wie eine Zusammenarbeit mit uns abläuft? Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen, die uns von Interessenten und Kunden gestellt werden..
Für welche Unternehmen eignen sich eure KI-Lösungen?
Unsere Lösungen richten sich speziell an kleine und mittelständische Unternehmen, die Prozesse effizienter gestalten, manuelle Arbeit reduzieren und mit KI einen echten Mehrwert schaffen möchten – ohne gleich eine eigene IT-Abteilung aufbauen zu müssen. Wir setzen dort an, wo Automatisierung sich schnell bezahlt macht.
Muss ich bereits viele Daten haben, um KI sinnvoll nutzen zu können?
Nicht unbedingt. In vielen Fällen lässt sich mit vorhandenen Daten bereits starten – wir helfen Ihnen, diese zu strukturieren, aufzubereiten und gezielt einzusetzen. Falls noch keine geeignete Datenbasis vorhanden ist, entwickeln wir gemeinsam Strategien zur Datenerfassung und -nutzung mit Augenmaß.
Wie schnell können wir mit einem KI-Projekt starten?
Nach einem unverbindlichen Erstgespräch können wir in der Regel innerhalb weniger Wochen mit einer Potenzialanalyse oder einem Pilotprojekt starten. Uns ist wichtig, schnell erste Ergebnisse zu liefern – ohne lange Vorlaufzeiten oder aufwändige IT-Projekte.
Ist eure Support-Lösung auch für kleinere Teams geeignet?
Ja. Unsere KI-basierte Supportlösung ist so konzipiert, dass sie auch bei kleinen Teams spürbare Entlastung bringt. Sie kann modular eingesetzt und mit dem Bedarf mitwachsen – ideal für Unternehmen, die viele wiederkehrende Anfragen effizient abbilden möchten, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.
Gilt der AI Act auch für kleine Unternehmen?
Ja, grundsätzlich gilt er für alle Unternehmen, unabhängig von Größe – aber nur, wenn sie Systeme mit mittlerem bis hohem Risiko einsetzen. Für alltägliche Business-KI (z. B. Automatisierung im Support, Backoffice) gelten kaum bis keine zusätzlichen Pflichten.
Brauche ich jetzt spezielle Schulungen oder Berater?
Nicht zwingend. Viele Angebote sind aktuell übertrieben. Wichtig ist, das Thema mit gesundem Menschenverstand anzugehen – und bei Unsicherheiten qualifizierte Hilfe zu holen.
