We combine strategic consulting experience with proven AI technology.
Since 2014, we’ve been guiding mid-sized companies on their path to digital efficiency. As a specialized AI consultancy with in-house software development, we know that real progress doesn’t happen in PowerPoint - it happens in the everyday workflows of your people.
We don’t just talk about AI. We build it, integrate it, and make sure it delivers.
What sets us apart:
- Years of experience optimizing and automating business processes
- Proprietary AI solutions used daily - by us and our clients
- Hands-on consulting without the buzzwords, focused on measurable results
Victor Wiedermann, CEO Scala Value
Automation & Process Optimization
We analyze your existing workflows, identify optimization potential, and develop custom automation solutions that boost productivity and reduce costs.
What we do:
- Analyse processes: We examine your workflows, data flows, and interfaces—always with an eye for detail and leverage.
- Identify opportunities: Whether it’s time-wasters, manual tasks, or duplicate data entry—we show exactly where automation pays off.
- Build tailored AI solutions: Based on your goals and systems, we develop custom tools and integrations - not off-the-shelf software, but precisely what your team needs to get relief and results.
Artificial Intelligence in Practice
We help you move beyond the buzzword and unlock real business value with artificial intelligence. Our team supports you from initial analysis to full integration into your business processes.
What we offere:
- Make data usable: We help you structure and prepare existing data sources so they can be effectively leveraged for AI applications.
- Apply AI models smartly: From text recognition and forecasting to classifications and automated decisions – we select and train the right models for your specific use case.
- Integrate into your systems and processes: We ensure AI is not running in isolation but is embedded into your daily operations – scalable, secure, and effective.
Your Benefits:
SCALAHELP – Our AI-Based Customer Support Solution
Efficient. Personalized. AI-Driven.
With our proprietary AI-powered support solution, you can automate one of the most cost-intensive areas of your business without sacrificing service quality or customer proximity.
Our software understands incoming requests, prioritizes them, and answers many of them fully automatically - with optional hybrid handling through human review. This keeps your team unburdened -and your customers happy.
What our solution can do:
- Automatically understand & classify inquiries: Detects intent, sentiment, and urgency - even in unstructured messages.
- Smart replies or full automation: Depending on your use case: fully automated replies, intelligent routing, or AI-generated draft responses to support your agents.
- Seamless integration with your systems: Whether helpdesk, CRM, ERP, or email inbox - our solution connects flexibly to your existing infrastructure.
Your Benefits
Our Customers
We work across industries with a wide range of companies ‒ from owner‒led family businesses to mid‒sized corporate groups and international enterprises.
What unites them: the ambition to optimize their processes intelligently, unlock new efficiency potential, and rely on an experienced partner who delivers practical AI solutions.
Trust is our strongest reference ‒ and measurable impact is our promise.
Use Cases
Our AI solutions are applied where they create real value - from fully automated customer inquiry handling to intelligent backend process optimization.
Here, we showcase real-world examples that demonstrate how efficient and versatile artificial intelligence can be in practice today.
Automated Support Solution for an Event Ticketing Company
Herausforderung:
Ein führendes Unternehmen im Event‒Ticketing‒Bereich kämpfte mit einer immer höheren Anzahl von Support‒Anfragen, insbesondere in Spitzenzeiten vor großen Veranstaltungen. Die häufigsten Anliegen betrafen Ticketkäufe, Rückerstattungen, Zugangscodes und technische Probleme. Gleichzeitig machte der Fachkräftemangel es schwer, genügend qualifizierte Support‒Mitarbeiter zu finden, um den erhöhten Bedarf abzudecken.
Lösung:
Die KI‒basierte Support‒Software wurde implementiert, um sämtliche Standardanfragen vollautomatisch zu beantworten. Sie integrierte die Ticket‒Datenbank, Veranstaltungsinformationen und die häufigsten Kundenfragen (FAQs). In Spitzenzeiten konnte die Software problemlos eine hohe Anzahl gleichzeitiger Anfragen verarbeiten, ohne an Qualität einzubüßen. Komplexe Anliegen, wie rechtliche oder kundenindividuelle Vertragsfragen, wurden automatisch an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Ergebnis:
Spitzenzeiten ohne Engpässe: Während eines großen Festivals mit über 5.000 Teilnehmern beantwortete die Software 80 % der Anfragen in Echtzeit, unabhängig von der Last.
- Mitarbeiterentlastung: Die Support‒Mitarbeiter konnten sich vollständig auf komplexe oder VIP‒Anfragen konzentrieren.
- Skalierbarkeit: Trotz eines Fachkräftemangels konnte das Unternehmen eine hervorragende Kundenzufriedenheit aufrechterhalten und sogar verbessern.
- Kundenzufriedenheit: Die durchschnittliche Bearbeitungszeit sank von 12 Stunden auf wenige Minuten, was die Kundenbindung stärkte.
Besonderheit:
Die KI zeigte besonders während der erhöhten Anfragenlast am Veranstaltungstag und kurz vor Ticket‒Veröffentlichungen ihre Stärke, indem sie ohne zusätzliches Personal Ressourcen flexibel skalieren konnte.
Automatisierte Risiko-Hintergrundrecherche für Versicherer
Herausforderung:
Versicherer müssen Unternehmen regelmäßig einer Risiko‒Hintergrundrecherche unterziehen, etwa im Rahmen von Vertragsänderungen oder neuen Vertragsabschlüssen. Dazu werden öffentlich verfügbare Informationen zu Unternehmensstruktur, Geschäftsmodell, Marktumfeld, Reputation und Compliance ausgewertet und in einem strukturierten Bericht zusammengeführt.
Der Prozess war bisher weitgehend manuell: Informationen wurden recherchiert, bewertet und in ein vorgegebenes Berichtsformat übertragen. Das war zeitintensiv, schwer skalierbar und führte zu unterschiedlicher Qualität bei hohem Anfragevolumen.
Lösung:
Die KI‒gestützte Lösung automatisiert die Risiko‒Hintergrundrecherche vollständig.
Öffentlich zugängliche Unternehmensinformationen werden strukturiert erfasst, klaren Risikokategorien zugeordnet und automatisch zu einem formal standardisierten Bericht aufbereitet – inklusive Executive Summary, neutraler Einordnung und vollständiger Quellenangabe.
Die Ausgabe erfolgt direkt als fertiger Bericht, z. B. als PDF.
Ergebnis:
Versicherer erhalten schnell eine konsistente, nachvollziehbare Risiko‒Hintergrundrecherche in gleichbleibender Qualität.
Der manuelle Recherche‒ und Dokumentationsaufwand wird deutlich reduziert, während der Prozess skalierbar und reproduzierbar bleibt.
- Zeitersparnis: Deutlich reduzierte Bearbeitungszeit pro Analyse
- Einheitliches, prüfungstaugliches Berichtsformat
- Klare Trennung von Fakten und Einschätzung
- Skalierbarer Prozess ohne Qualitätsverlust
KI-gestützte Qualitätsanalyse von Vertriebsgesprächen
Herausforderung
Bei einem mittelständischen Unternehmen mit rund 30 Call Agents fallen täglich etwa 1.000 Gespräche an. Die inhaltliche Qualität dieser Calls ließ sich bisher kaum objektiv bewerten – manuelle Stichproben reichten nicht aus. Eine systematische, datenbasierte Auswertung war nötig, um Transparenz über alle Gespräche zu schaffen und die Gesprächsqualität gezielt zu verbessern.
Lösung mit SCALAVOICE
Alle geführten Telefonate werden automatisch ausgewertet – objektiv, detailliert und vollständig. Jedes Gespräch wird transkribiert, Sprecher werden erkannt und die Inhalte anhand des Gesprächsleitfadens geprüft: Wurden Begrüßung, Unternehmensvorstellung, Rückfragen oder Terminvereinbarungen durchgeführt?
Aus diesen Daten entsteht ein Gesamt‒Score mit klaren Bewertungen und konkreten Handlungsempfehlungen für jeden Mitarbeiter.
Am Ende des Tages werden alle Ergebnisse zusammengeführt: Führungskräfte sehen auf einen Blick, wie viele Gespräche geführt wurden, welche Leitfadenabschnitte gut funktionieren und wo gezieltes Coaching nötig ist.
Am Ende des Tages werden alle Ergebnisse zusammengeführt: Führungskräfte sehen auf einen Blick, wie viele Gespräche geführt wurden, welche Leitfadenabschnitte gut funktionieren und wo gezieltes Coaching nötig ist.
Darüber hinaus können die Ergebnisse an Reporting‒Systeme wie Microsoft Power BI übergeben werden. So lassen sich Gesprächsqualität, Trends und Leistungsentwicklung übersichtlich visualisieren – die ideale Grundlage für datenbasierte Entscheidungen und eine messbare Steigerung der Vertriebsperformance.
Ergebnis
Unsere KI analysiert automatisch jedes Gespräch, erkennt Sprecher und Inhalte und bewertet die Gesprächsqualität im Detail – von Leitfaden‒Treue über Gesprächsstruktur bis hin zu Redeanteilen und Tonalität. Die Ergebnisse können auch direkt an externe Reporting‒Systeme wie Microsoft Power BI übergeben werden, um Gesprächsqualität, Trends und Leistungsentwicklung übersichtlich zu visualisieren – pro Mitarbeiter, Team oder Kampagne.
Kurz zusammengefasst:
- Transparente Qualitätsbewertung jedes Gesprächs
- Gezieltes Coaching durch individuelle Handlungsempfehlungen
- Steigende Abschluss‒ und Terminquoten durch messbare Verbesserung
- Nahtlose Integration in bestehende Reporting‒ und BI‒Systeme
- Automatisierte Auswertungen ohne manuelle Nacharbeit
SCALAVOICE macht Gesprächsqualität sichtbar, Feedback greifbar und Vertriebserfolg planbar.
Mehr Effizienz im Recruiting-Prozess
Herausforderung
Eine Personalagentur unterstützte ihre Unternehmenskunden bei der Suche nach passenden Kandidaten. Teil ihrer Dienstleistung war es, eingehende Lebensläufe zu prüfen, passende Bewerber auszuwählen und diese professionell aufzubereiten – bevor sie dem Endkunden vorgestellt wurden.
Der Ablauf war komplett manuell:
Lebensläufe wurden mit der Stellenanzeige abgeglichen, bei Übereinstimmung wurde eine individuelle Kurzbeschreibung verfasst, warum der Kandidat zur Position passt. Anschließend wurde das CV in ein einheitliches Format übertragen und an das Corporate Design der Agentur angepasst.
Dieser Prozess war zeitintensiv, fehleranfällig und skalierte schlecht bei vielen Bewerbungen oder parallelen Projekten.
Lösung
Mit unserer KI‒gestützten Lösung wurde der gesamte Prozess automatisiert:
Die KI analysiert eingehende CVs, vergleicht sie mit der jeweiligen Stellenanzeige und erstellt automatisch eine passgenaue Zusammenfassung, warum der Kandidat zur Position passt – inklusive Bezug auf relevante Erfahrungen, Qualifikationen und Soft Skills.
Gleichzeitig wird das CV in das vom Kunden definierte Format übertragen – samt Layout, Struktur und Corporate Design‒Vorgaben.
Die Personalagentur erhält einheitlich formatierte Bewerberunterlagen und aussagekräftige Kurzprofile – ohne manuellen Aufwand.
Ergebnis
Die Personalagentur spart wertvolle Zeit und standardisiert den gesamten Prozess der Kandidatenaufbereitung. Lebensläufe werden einheitlich formatiert, passende Kandidaten automatisch bewertet und überzeugend zusammengefasst. So können deutlich mehr Bewerbungen in kürzerer Zeit verarbeitet und präsentiert werden.
Kurz zusammengefasst:
- 90 % Zeitersparnis bei der CV‒Aufbereitung
- Automatisierte Erstellung überzeugender Kandidatenprofile
- Einheitliche Qualität aller Bewerbungsunterlagen im Look & Feel des Kunden
- Mehr Kapazität für strategische Beratung und Kundenbeziehungen
- Skalierbarer, effizienter Prozess bei gleichbleibend hoher Qualität
Häufig gestellte Fragen
Sie möchten wissen, ob KI auch für Ihr Unternehmen sinnvoll ist? Oder wie eine Zusammenarbeit mit uns abläuft? Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen, die uns von Interessenten und Kunden gestellt werden..
Für welche Unternehmen eignen sich eure KI-Lösungen?
Unsere Lösungen richten sich speziell an kleine und mittelständische Unternehmen, die Prozesse effizienter gestalten, manuelle Arbeit reduzieren und mit KI einen echten Mehrwert schaffen möchten – ohne gleich eine eigene IT-Abteilung aufbauen zu müssen. Wir setzen dort an, wo Automatisierung sich schnell bezahlt macht.
Muss ich bereits viele Daten haben, um KI sinnvoll nutzen zu können?
Nicht unbedingt. In vielen Fällen lässt sich mit vorhandenen Daten bereits starten – wir helfen Ihnen, diese zu strukturieren, aufzubereiten und gezielt einzusetzen. Falls noch keine geeignete Datenbasis vorhanden ist, entwickeln wir gemeinsam Strategien zur Datenerfassung und -nutzung mit Augenmaß.
Wie schnell können wir mit einem KI-Projekt starten?
Nach einem unverbindlichen Erstgespräch können wir in der Regel innerhalb weniger Wochen mit einer Potenzialanalyse oder einem Pilotprojekt starten. Uns ist wichtig, schnell erste Ergebnisse zu liefern – ohne lange Vorlaufzeiten oder aufwändige IT-Projekte.
Ist eure Support-Lösung auch für kleinere Teams geeignet?
Ja. Unsere KI-basierte Supportlösung ist so konzipiert, dass sie auch bei kleinen Teams spürbare Entlastung bringt. Sie kann modular eingesetzt und mit dem Bedarf mitwachsen – ideal für Unternehmen, die viele wiederkehrende Anfragen effizient abbilden möchten, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.
Gilt der AI Act auch für kleine Unternehmen?
Ja, grundsätzlich gilt er für alle Unternehmen, unabhängig von Größe – aber nur, wenn sie Systeme mit mittlerem bis hohem Risiko einsetzen. Für alltägliche Business-KI (z. B. Automatisierung im Support, Backoffice) gelten kaum bis keine zusätzlichen Pflichten.
Brauche ich jetzt spezielle Schulungen oder Berater?
Nicht zwingend. Viele Angebote sind aktuell übertrieben. Wichtig ist, das Thema mit gesundem Menschenverstand anzugehen – und bei Unsicherheiten qualifizierte Hilfe zu holen.
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